Su negocio comienza a trabajar en el proyecto de su vida. El éxito está casi asegurado, pero si se equivoca, recuperarse no será fácil.

Salas de datos virtuales aparecen como respuesta a las necesidades de hacer operaciones de M&A (fusión y adquisición), que son un tipo de operaciones en las cuales se pasa el derecho de comprar la corporación o una de sus partes. Esto necesita trabajar con buenas cantidades de documentos y archivos, lo que se hace más fácil de manejar en el espacio virtual. Para ello aparecen las salas de datos virtuales.

Antes no existía la posibilidad de mirar los documentos necesarios en la red, los clientes y compradores potenciales debían viajar hasta las oficinas de la empresa principal, que les posibilitaba el acceso a la documentación que hacía falta. Las salas de datos virtuales no ocupan espacio, por la razón de que todos los datos se guardan en los servidores del proveedor, es decir, en un es.datarooms.org espacio virtual. Es muy importante vigilar que los documentos guardados no desaparezcan o lleguen a manos de unas terceras personas. Si se necesitaba hacer una copia de los informes, se debía pedir acceso por escrito. Lo que era aún más complicado de cumplir, era la privacidad, porque que los documentos eran de fácil acceso. La incomodidad de este caso es clara: se debe mandar un representante de la corporación a otra ciudad, hasta a un otro continente y pagarle el gasto del viaje. Por su parte, el vendedor necesitaba comprar un espacio para guardar los archivos, ya que se trataba de montones de casos.

El funcionamiento de una sala de datos virtual permite el proceso de trabajo simultáneo con más compañías socias, que incrementa el porcentaje de éxito en el mercado. Hoy en día este método de trabajar con la documentación ya es algo del pasado. Una sala de datos virtual es una plataforma de internet cómodamente organizada, que permite cumplir con seguridad de alto nivel y que dispone de muchos especialistas en el servicio de salas de datos. Salas virtuales aparecieron como una solución cómoda a mayores necesidades de las organizaciones. Los ficheros se almacenan bien organizados según las categorias que se imponen. Como palabras clave en estas salas de datos virtuales, podemos encontrar comodidad y seguridad.

Si se imagina a una sala de datos como algo complicado y muy profesional, puede relajarse, ya que esta herramienta virtual se adapta a las demandas del que la posee. Se puede definir restricción por horario o IP, algunos proveedores ofrecen hasta varios niveles de identificación, así que puede estar seguro de que sus archivos no irán a parar en manos no peligrosas. Los principales del sector suelen proporcionaropciones personalizadas no sólo en lo que se refiere al dinero, pero también en las opciones, la funcionalidad, acceso, organización. Y, claro, en toda hora puede contar con la ayuda de un asistente autorizado para qualquier cuestión que surge. El interfaz es bastante fácil de aprender, en 15 minutos ya estará preparado para utilizarlo. Los dos están muy unidos, ya que cuando se empieza el trabajo con una sala virtual, los permisos de acceso se asigna sólo a las personas autorizadas, que se puede modificar o redactar, hasta documento por documento.

De acuerdo con los informes de iDeals Solutions, las salas de datos virtuales se emplean a menudo en las siguientes operaciones que requieren proteger la información confidencial:

  • análisis y presentación de los informes
  • creación de un archivo completo de informes
  • actividades de auditoría
  • acuerdos de M&A
  • selección y preparación de datos para los inversores
  • Está claro que puede seguir utilizando una sala da datos tradicional, pero en el mundo informático y globalizado la mejor opción será utilizar los últimos avances tecnológicos que garantizan comodidad, seguridad, soluciones adaptadas para los clientes y que facilitan de manera notable el manejo de información y trabajo con los datos más importantes.

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